Por quanto tempo devem ser guardados documentos municipais, estaduais e federais

Tempo de armazenamento de documentos pode chegar a até 30 anos, como é o caso do FGTS.

Os escritórios contábeis são os que mais produzem papéis diariamente. Notas fiscais, recibos de pagamentos dos clientes e extratos bancários são apenas alguns dos documentos gerados e que se acumulam com o tempo dentro do setor.

Todos os documentos contêm informações importantes e que precisam ser armazenadas de forma correta para evitar extravios, perdas, danos ao documento e, principalmente, facilitar o acesso em caso de solicitação.

Caso a guarda de documentos seja feita de forma desorganizada, a empresa ou escritório terá como consequência diversos prejuízos, entre eles a insatisfação do cliente e o vazamento de informações. Uma situação como essa pode causar, inclusive, processos judiciais.

Para te ajudar a saber por quanto tempo você deve armazenar esses papéis no seu escritório contábil, preparamos uma lista com os principais documentos municipais, estaduais e federais e respectivos prazos. Confira.

Documentos municipais
Nota Fiscal de Serviço 5 anos
Fatura de Serviço 5 anos
Livro de Registro de Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFs) 5 anos
Documentos em Geral 5 anos
Pagamento de ISS 5 anos
Documentos Estaduais
ICMS 5 anos
Despacho de Transporte 5 anos
Cupom Fiscal Emitido por ECF 5 anos
Manifesto de Carga 5 anos
Nota Fiscal de Serviços de Transporte 5 anos
Nota Fiscal de Venda ao Consumidor 5 anos
Livro de Registro de Inventário 5 anos
Livro de Registros de Apuração de IPI 5 anos
Nota Fiscal Modelo 1 ou 1-A 5 anos
Livro de Registro de Entradas e Saídas 5 anos
Documentos federais
Termo de Rescisão de CT 2 anos
Pedido de Demissão 2 anos
Aviso Prévio 2 anos
Livro de Atas (CIPA) 5 anos
Livros de Escrituração Fiscal/Comercial 5 anos
Controles de Ponto 5 anos
DIRPF 5 anos
PIS/COFINS 5 anos
Folha de Pagamento 10 anos
Recibos de pagamento de 13º 10 anos
Guia de Previdência Social 10 anos
Guia de Recolhimento do FGTS 30 anos
Contrato de Trabalho Indeterminado
Livro ou ficha de colaborador Indeterminado

 

Danielle Nader – Portal Contábeis (Com informações da Acervo)